تهتم منظومة الموارد البشرية بإدارة القوى العاملة في المؤسسة من موظفين، متعاقدين، متدربين ومجندين. يمكن نظام  مزايا من إدارة عمليات الموارد البشرية المختلفة مثل تحديد الاحتياجات الوظيفية للأقسام وعملية التعيين ومن ثم العمليات الخاصة بالموظفين مثل التدريب والترقية والمأموريات وغيرها من العمليات بالاضافة لحساب الاستحقاقات المختلفة للموظف خلال فترة تواجده بالمؤسسة وايضا عمليات إنهاء الخدمة وحساب استحقاقات نهاية الخدمة.

سجل الموظف

  • لإدارة الموارد البشرية بالشركة توجد عدة إعدادات يجب تحديدها قبل البدء بإدخال بيانات الموظفين.
  • يتم إدخال جميع المعلومات المطلوبة في المعلومات العامة للموظف مثل القسم والمنصب الوظيفي.
  • يتم تحديد هيكل الرواتب والدرجات المرتبطة بهيكل الرواتب والعلاوات داخل كل درجة.
  • ادخال جميع المؤهلات والتخصصات وانواع الكفالات.
  • يقوم النظام بإدارة الموارد البشرية بالشركة من موظفين، متعاقدين، متدربين ومجندين وكل ما يتعلق بهم من عمليات، حيث يتم تجميع بياناتهم الشخصية و العامة والمعلومات الخاصة بالمرتبات.
  • يوضح سجل الموظف القسم الذي يتبع له الموظف ووظيفته، كما يوضح الهيكل الراتبي للموظف والدرجة والعلاوة الخاصة به. بالإضافة إلى توضيح جميع الاستحقاقات والخصومات المرتبطة بمرتبه.
  • يحتوي سجل الموظف ايضا على مؤهلات وتخصصات الموظف وكفالته لأسرته، كما ينعكس على سجله جميع الدورات التدريبة التي اخذها.
  • يحتوي سجل الموظف على تقرير يعرض مرتب الموظف مع توضيح جميع الاستحقاقات والخصومات في مرتبه.

التوظيف

  • يتيح النظام التحكم في عمليات التوظيف بالشركة.
  • حيث تقوم كل إدارة في نهاية كل عام بتحديد عدد الوظائف المطلوبة لها.
  • تقوم إدارة الموارد البشرية بتجميع احتياجات التوظيف المختلفة ثم تحديد العدد النهائي من كل وظيفة.
  • يقوم مدير الموارد البشرية بتصديق الوظائف المطلوبة ومن ثم ينعكس عدد الوظائف المصدقة على عدد الوظائف الموجودة بالشركة بالزيادة.

عمليات الموارد البشرية

عمليات الموظف

  • نقل لإدارة او لقسم.
  • ترقية حيث يتم استخراج كشف الاسبقيات من النظام بحيث تقوم لجنة بتحديد الموظفين المراد ترقيتهم مع تحديد الأسباب.
  • تغيير الوظيفة.
  • إنهاء الخدمة.
  • إعادة تعيين الموظف.

المرتبات

إعداد هيكل الرواتب والدرجات والعلاوات

  • يمكن انشاء هيكل رواتب منفصل لكل من الموظفين والمتعاقدين والمتدربين والمجندين.
  • تضاف الدرجات لكل هيكل رواتب مع تحديد المرتب الأساسي وعدد العلاوات لكل درجة.
  • عند تحديد عدد العلاوات لكل درجة في درجات هيكل الرواتب يتم انشاؤها تلقائيا في علاوات درجات الهيكل الراتبي بحيث تكون مرتبطة بالدرجة المعينة وهيكل الرواتب المعين، كما يتم حساب المبلغ اﻻساسي تلقائيا لكل علاوة.

إعداد الإستحقاقات/الخصومات

  • يحدد ما اذا كان الاستحقاق/الخصم في كشف المرتبات ام ﻻ.
  • نوع الاستحقاق/الخصم يمكن ان يكون مبلغ كامل او مركب (نسبة) من عدة استحقاقات أخرى.
  • عند انشاء استحقاق يجب ان يحدد نوعه:
  • استحقاق متعلق بنهاية الخدمة.
  • استحقاق يعطى للموظف بدل انابة.
  • صلات القرابة اذا كان الموظف كافل لأسرته.
  • في دورة اذا كان استحقاق أجر إضافي بحيث تحدد معاملات ايام اﻹجازة والعمل.
  • استحقاق متعلق بالمؤهلات.
  • استحقاق عام.
  • يمكن ان يكون الاستحقاق/الخصم متعلق بالحالة اﻻجتماعية كالكفالة.
  • اذا كان الاستحقاق/الخصم خاص لا يأخذ القيمة المحددة في الهيكل ولكن يتم تحديد قيمته لكل موظف على حدة.
  • يمكن أن يحدد الاستحقاق/الخصم لفئات، إدارات او وظائف معينة دون غيرها.
  • تضاف جميع الاستحقاقات والخصومات لهيكل الرواتب المراد، حيث يمكن تخصيص استحقاقات/خصومات لهياكل رواتب معينة، كما يمكن تخصيصها لدرجات معينة داخل هيكل الرواتب دون غيرها. مع تحديد مبلغ الاستحقاق/الخصم او نسبته اذا كان نوعه مركب.

إعداد تصنيفات الموظف

يمكن تصنيف الموظف في عدد من التصنيفات المختلفة حيث يضم كل تصنيف الموظفين الذين لديهم عامل مشترك ويمكن استخدام التصنيفات من اجل التنظيم، التقارير أو في العمليات المختلفة بالنظام. وايضا عند حساب مرتبات الموظفين يمكن انشاء حزمة تحتوي على عدد من الموظفين ليتم حساب مرتباتهم كحزمة واحدة.

حساب المرتب

  • يتم احتساب المرتبات لشهر معين في سنة معينة لمجموعة من الموظفين او لحزمة بحيث تحتوي على عدد من الموظفين يتم تحديدهم من الإعدادات، ومن ثم تصديقها بعد تصديق كل حزمة على حدة، ثم يتم تحويلها للحسابات.
  • كما يمكن حساب الحوافز المختلفة في سنة معينة لمجموعة من الموظفين أو لحزمة تحتوي على مجموعة من الموظفين.
  • يمكن إجراء عملية استثناء او تخصيص على احد الإستحقاقات او الخصومات لأحد الموظفين ولفترة زمنية معينة، وعندما تكون العملية تخصيص يتم تحديد المبلغ المراد تخصيصه للموظف المحدد. كما يمكن اجراء هذه العمليات لموظف واحد او لعدد من الموظفين جملة واحدة عن طريق المعالج.
  • يوجد بعض الموظفين الذين يتم ترشيحهم للإعفاء الضريبي بناءً على العمر الضريبي او عدد سنوات الخدمة.

الاستحقاقات الإضافية

  • يتم إعداد إستحقاق من الإعدادات بحيث يحدد نوع الاستحقاق دوري
  • يتم إدخال عدد ساعات العمل في ايام العمل وعدد ساعات العمل في ايام العطل الرسمية لكل موظف
  • يحدد أجر ساعات العمل في ايام العمل وساعات العمل ايام العطل الرسمية في الاستحقاق المتعلق بالساعات الإضافية.
  • تحدد الإدارة اقصى عدد للساعات الإضافية لكل موظف بحيث يتم دفع عدد الساعات المحددة، اما اذا تعدى عدد هذه الساعات المحددة له يتم اسقاط أجر هذه الساعات الإضافية الزائدة.

المأموريات

  • يتم إعداد المأموريات من الإعدادات بحيث يتم تحديد نوع المأمورية هل هي:
  • أصل: بحيث تعتبر المأمورية كتصنيف عام.
  • عادي: حيث يتم إدخال اسم المأمورية مع تحديد التصنيف الذي تتبع له.
  • عند إنشاء مأمورية جديدة يتم تحديد الاستحقاق الذي سيتم إعطاءه للموظف.
  • تقوم الإدارة بتحديد اسماء الموظفين المراد إرسالهم في المأمورية، مع تحديد نثرية وقيمة المأمورية ووجهتها (اذا ما كانت مأمورية داخلية ام خارجية).

سلفيات الموظف

إعداد السلفية

  • توجد سياسات للسلفيات بالشركة بحيث تحدد اقصى عدد مسموح ﻹجمالي سلفيات الموظف واﻹدارة.
  • يتم تحديد كيفية حساب قيمة السلفية اما ان تكون قيمة ثابتة او حسب هيكل الرواتب، ثم يتم تحديد طريقة الدفع اما بمبلغ ثابت او عن طريق الاقساط بحيث تحدد عدد الاقساط.
  • توجد عدة طرق لاستقطاع قيمة السلفية: اما من المرتب فقط، او من الحافز فقط او من المرتب او الحافز معا. عندما يكون الاستقطاع من الحافز فقط او من المرتب والحافز معا يتم تحديد الاستحقاق المرتبط بالحافز الذي سيتم الاستقطاع منه.
  • من اعدادات السلفية يمكن تعيين ما اذا كان من الممكن تعديل اقساط السلفية وقيمتها عند طلبها او لا، وامكانية تداخل السلفية المعنية مع سلفية أخرى من نفس نوعها.

طلب سلفية

  • عند طلب موظف لسلفية يجب ان يستوفي الشروط التي تم تحديدها في إعدادات السلفية.
  • يتيح النظام خاصية تعليق الاستقطاع بناءاً على اتفاق بين مدير الموارد البشرية والموظف لفترة زمنية معينة، ثم بعد قضاء الفترة الزمنية المتفق عليها يتم استئناف الاستقطاع مرة أخرى.
  • يمكن للموظف ان يدفع مبلغ السلفية من شاشة دفع السلفية، بحيث تحدد الطريقة المراد الدفع بها: اما مرة واحدة بحيث يؤثر على مبلغ السلفية بالكامل ولكن لا يؤثر على مبلغ الاستقطاع، او عن طريق اقساط بحيث لا يتم الاستقطاع مقدما من المرتب باعتباره مبلغ مدفوع مسبقا.
  • يمكن طباعة تقرير طلب السلفية بحيث يوضح جميع بيانات الموظف والسلفية المطلوبة من مبلغ عدد اﻷقساط وقيمتها وغيره.

التدريب

  • يتم إدخال أنواع او تصنيفات للدورات التدريبية.
  • إدخال أسماء الدورات التدريبية وتحديد نوعها/صنفها، مع إمكانية إضافة بعض الشروط الإضافية مثل الوظائف المطلوبة لحضور هذه الدورة، المؤهلات، وتحديد اسم الدورة التدريبية المطلوب حضورها قبل هذه الدورة ان وجد.
  • يتم وضع خطة تدريبية معينة مع تعيين الفترة المحددة .
  • يقوم كل مدراء الأقسام بترشيح الدورات التدريبية المطلوبة والموظفين المرشحين لهذه الدورات التدريبية في الخطة التدريبية المعينة.
  • ثم تجمع الدورات التدريبية المرشحة من جميع الأقسام وتصديقها، ثم يتم تحديد المدة الزمنية لها وحساب التكلفة الكلية التي سيتم دفعها لمراكز التدريب المسئولة من تدريب الموظفين.
  • يتم تحديد مراكز التدريب المسئولة من تقديم الدورات التدريبية للموظفين
  • تتم حساب استحقاقات التدريب لكل موظف تم ترشيحه.
  • بعد تحديد الدورة التدريبية المنفذة يمكن طبع تقرير يوضح اسماء الموظفين الذين تم ترشيحهم لحضور الدورة التدريبية.

المخالفات والعقوبات

  • تدخل جميع العقوبات، اذا حدد جزاء مالي لعقوبة ما يتم تحديد نوع الخصم الذي سيتم تطبيقه على الموظف.
  • تدخل جميع انواع المخالفات، بحيث ترتبط كل مخالفة بعقوبات معينة يتم تحديدها في المخالفة.
  • عند ارتكاب الموظف لمخالفة يتم تطبيق عقوبات عليه.
  • يوجد نوعان من العقوبات: عقوبات غير مرتبطة بجزاء مالي وعقوبة مرتبطة بجزاء مالي حيث تم استقطاع جزء من مرتب الموظف.
  • اذا كانت العقوبة المطبقة على الموظف مرتبطة بجزاء مالي يتم استقطاعه من مرتب الموظف بحيث يتم تحديد الخصم المرتبط بالعقوبة، وتحديد الفترة التي سيتم استقطاعه من المرتب.

الحضور والانصراف

يمكن إدخال الحضور والانصراف يدويا من النظام، او يمكن ربط جهاز الحضور والانصراف (البصمة) بالنظام بحيث تدخل بيانات الحضور والانصراف للموظفين تلقائيا في النظام.

نظام الحضور والانصراف والربط مع جهاز البصمة

يهدف نظام الحضور والانصراف الى تسجيل ومتابعة حركة الحضور والانصراف للعاملين بالمؤسسة بالاستعانة باجهزه البصمة. يمكن النظام المؤسسة من معرفة اداء الموظفين بالنسبة الى تواجدهم في ساعات العمل ومن ثم :

  • يقوم النظام بإعطاء مؤشر اداء للموظفين.
  • التعامل مع البصمة او البطاقة.
  • امكانية الاطلاع على كل التقارير او تقارير ادارة محدده حسب الصلاحيات.
  • امكانية التكامل مع المنظومات الاخرى حسب الطلب.
  • سحب آلي للبيانات من اجهزه البصمة او عند الطلب.
  • نظام للأذونات والاجازات.
  • تقارير تحليلية وتشغيلية.
  • مراقبة حركة الحضور والانصراف.
  • التعامل مع عدد من اجهزه البصمة.
  • تقرير تفاصيل الحضور والانصراف.
  • تقرير مجمع الحضور لدرجة وظيفية.
  • تقرير مقارنة وتحليل النسب لزمن العمل المفترض والفعلي.
  • تقرير الغياب.
  • تقرير الاذونات.
  • تقرير الاجازات.
  • تقرير الساعات الاضافية.
  • تقرير الموظفين العاملين في الخدمة.
  • تقرير قوائم الموظفين بالورديات.
  • تقرير الاداء العام.
  • نظام تأمين وصلاحيات والنسخ الاحتياطي.

ملحوظات:

  • جميع التقارير تعمل بنظام الفلاتر لفتره تاريخية او بالورديات.
  • التقارير التحليلية والمجمعة تحتوي على تبويب للادارات والاقسام داخل التقارير.
  • جميع التقارير قابله للتصدير لصيغ ملفات (PDF-Excel-Word).

إعدادات الحضور والانصراف:

  • يتم اعداد الدوام بالنسبة للموظفين حسب ايام وساعات عملهم ومن ثم إدراج الموظفين المعنيين فى الدوام المعين .
  • يتم إعداد اسباب الغياب المعتمدة من قبل إدارة الموارد البشرية
  • يتم ربط جهاز البصمة مع نظام مزايا لجلب بيانات الحضور والانصراف ومن ثم استخراج حضور وانصراف الموظف فى اليوم المعنى
  • يمكن للموظف تقديم عذر للغياب باختياره احد الاسباب التى تم إعدادها سابقا
  • يراعى فى حساب الحضور والانصراف ( الإجازات بأنواعها ، التدريب ، المأموريات ).