نظام مزايا هو عبارة عن نظام تخطيط و إدارة موارد المنشأة صمّم على اساس تنسيق جميع الموارد والمعلومات والأنشطة اللازمة لإتمام الإجراءات العملية. وهو يدعم كل إجراءات الأنظمة التي تدير مجموعة متنوعة من الأعمال التنفيذية كمهام التصنيع وإدارة الإمدادات والمالية والمشاريع والموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء، كل ذلك في قاعدة بيانات موحّدة.

نظام مزايا يعتمد على قاعدة بيانات مشتركة وتصميم برمجي خاص، فقاعدة البيانات المشتركة تسمح لأقسام العمل تخزين واسترجاع المعلومات في فترة النشاط، أما التصميم البرمجي فيتيح لإدارة العمل اختيار النماذج اللازمة وترتيبها وربطها بنماذج الموردين وإضافة نماذج جديدة خاصة لتحسين الأداء. مثاليا تكون البيانات متكاملة بين إجراءات العمل المختلفة، وعمليا قد يشمل نظام تخطيط الموارد مجموعة من التطبيقات المتفرقة، كل منها يدير مخازن بيانات منفصلة في قاعدة بيانات واحدة.

أنظمة تخطيط الموارد حالياً تسعى لتغطية جميع الوظائف الأساسية لأي مؤسسة بغض النظر عن كونها تجارية أو لا، فالمؤسسات اللاصناعية والمنظمات اللاربحية والحكومات، كلها قادرة الآن على استخدام أنظمة تخطيط الموارد. ليتم اعتبار نظام ما نظام تخطيط موارد، يجب أن توفر مجموعة برمجية وظيفة نظامين على الأقل، فمثلا مجموعة البرمجيات التي توفر كلاً من وظيفتي المرتبات والمحاسبة يمكن اعتبارها تقنياً برنامج نظام تخطيط موارد، ومع ذلك فإن المصطلح مخصص لتطبيقات أكبر وذات نطاق أوسع.

تقديم نظام تخطيط الموارد كبديل لتطبيقين مستقلين أو أكثر يقصي الحاجة لواجهات داخلية مطلوبة في السابق بين الأنظمة، ويوفر مزايا إضافية تمتد من توحيد المقاييس والصيانة الأقل (نظام واحد بدلاً من نظامين أو أكثر) وحتى قدرات التقرير الأفضل والأسهل (بما أن البيانات محفوظة في قاعدة واحدة ).

الأمثلة على الوحدات (Modules) في نظام مزايا والتي تكون سابقا تطبيقات منفردة تشمل: التصنيع وسلسلة الإمداد والمالية وإدارة علاقات العملاء والموارد البشرية وإدارة المخازن ونظام دعم القرارات.

يقوم نظام مزايا بتكامل ودمج إدارات المؤسسة والعمليات الادارية داخل المؤسسة في نظام معلومات موحد تم تصميمه لإدارة الأعمال عن طريق أفضل المعايير والممارسات الإدارية ويساعد المؤسسة على:

  • سرعة الوصول للمعلومات
  • توحيد الاجراءات والعمليات الادارية في الشركة
  • تحقيق الضبط المالي والاداري المطلوب
  • المرونة وسهولة التعديل في الاجراءات
  • سهولة الحصول على تقارير الاداء التجميعية
  • تقليل حجم المستندات الورقية المستخدمة

يعتمد نظام مزايا بصورة اساسية على نظام أودو العالمي “Odoo” ( نظام تخطيط موارد المنشأة ) والذى تم تخصيصه بما يتلائم مع بيئة العمل السودانية ليلبى كافة احتياجات المؤسسات بصورة تتوافق مع اجراءات العمل داخل المؤسسة ، كما يمكن تخصيص النظام على حسب اجراءات ومتطلبات المؤسسة فيما يتعلق بالإجراءات ، سياسات وقواعد المؤسسة ، الدورات المستندية للمؤسسة وجميع انواع التقارير المطلوبة من قبل المؤسسة.