منظومة المشتريات هي المنظومة المسؤولة عن  شراء المنتجات لاعادة تغذية مخازن المؤسسة عن طريق التعامل مع الموردين. يتيح نظام مزايا عملية ادارة المشتريات بجميع مراحلها من طلبات الشراء وحتى ادخال المواد الى مخازن المؤسسة وترحيل المواد من مخازن المورد بالاضافة الي عمليات تخليص وتامين المنتجات المشتراه من الخارج.

انواع الشراء

يدعم نظام مزايا عمليات الشراء المختلفة سواء كان شراء بغرض الاستهلاك او بغرض تغذية المخزن وهي :

  • الشراء المباشر حيث يتم فيه طلب المواد من قبل اقسام المؤسسة وصرفها حال وصولها وفي هذه الحالة يتم خصم قيمة المواد من الموازنة الخاصة بكل قسم
  • وكذلك يدعم الشراء بغرض التخزين وفي هذه الحالة يكون الهدف من الشراء تغذية مخازن المؤسسة. ويتم استلام المواد من الموردين لادخالها مخازن المؤسسة.

ويتم تقسيم المشتريات ايضا في النظام الى نوعين اساسيين من حيث العملة المستخدمة في الشراء :

  • الشراء الخارجي: هو شراء المنتجات من الخارج مما يترب عليه عمليات التخليص الجمركي وتامين المواد والتعامل بالنقد الاجنبي بدلا من العملة المحلية
  • الشراء الداخلي: هو الشراء بالعملات المحلية

طلبات الشراء

طلب الشراء هو الاجراء الذي يتم من قبل اقسام المؤسسة لطلب شراء معين سواء كان من بغرض تغذية المخازن من قبل الاقسام المعينة او بغرض شراء منتجات استهلاكية للمساعدة في سير العمل.

  • توفر منظومة المشريات ادارة طلبات الشراء المبدئية والتي تختص بطلب المواد من قبل ادارات واقسام المؤسسة المختلقة. كما توفر حالات مختلفة تساعد على اتمام اجراء طلب الشراء اعتمادا على الهيكل الاداري والصلاحيات الخاصة بكل موظف.
  • كما يساعد طلب الشراء المبدئي ضباط المخازن على اعادة تغذية المخازن. وكذلك ادارة بالمنتجات الحرجة التي وصلت حد الطلب والتي يجب ان تتوفر في مخازن المؤسسة بحيث انها تمثل النشاط التجاري الاساسي للمؤسسة. مما يساعد على المحافظة على تواجدها الدائم ويضمن اسمرارية العمل.
  • لطلب شراء من منظومة المشتريات يتم اولا انشاء طلب شراء مبدئي, حيث يتم تحديد الأصناف المطلوبة وكميتها والتي يتم تصديقها اعتمادا على سير العمل.
  • يستطيع كل من لديه صلاحية لتاكيد وتصديق طلب الشراء تعديل الكميات واضافة الملاحظات على طلب الشراء المبدئي.
  • بعد ان يتم طلب الشراء يتم ارسال طلبات التسعير الي الموردين للحصول على فواتير مبدئية باسعار المنتجات.
  • يدعم نظام مزايا طلبات الشراء الخارجي وهو الشراء بالعملات الاجنبية.
  • يتم اختيار نوع الشراء من ضمن بيانات طلب الشراء المبدئي. عند اختيار نوع الشراء الخارجي فان البيانات في طلبات التسعير تختلف فيجب اضافة:
    • عملة المورد
    • طريقة شحن المواد سواء كانت شحن جوي اوشحن بحري
    • اختيار سياسة الشراء التي سيتم اتباعها .
    • يجب ايضا اختيار طريقة الدفع ويدعم نظام مزايا عدة انواع من طرق الدفع :
      • الدفع المقدم بحيث يتم دفع الاستحقاقات كاملة قبل الاستلام.
      • الدفع الاجل بحيث يتم دفع الاستحقاقات بعد الاستلام.
      • استخدام خطابات الاعتماد البنكية
      • الدفع بالتجزئة

طلب التسعيرات

طلبات التسعير هي طلبات ترسلها المؤسسة الي الموردين لمعرفة اسعارالمنتجات لديهم ويحتوي طلب التسعير على المنتجات والكميات المطلبوبة منها بالاضافة الى وحدات القياس. ويكون الرد على طلب التسعير فاتورة مبدئية تخضع لمنافسة مع الفواتير المبدئية الاخرى في عملية المناقصة.

  • تساعد منظومة المشتريات على ادارة طلبات التسعير بحيث يتم انشائها واضافة البيانات الاساسية اليها ومن ثم ارسالها للموردين عبر البريد الالكتروني.
  • لكل طلب شراء مبدئي يمكن ان يتم انشاء طلبات تسعير خاصة به بعد تصديق الاصناف وكمياتها.
  • يساعد النظام على ارسال اكثر من طلب تسعير واحد من خلال اختيار اكثر من مورد مرة واحدة من خلال طلبات الشراء المبدئية.
  • يتم ارسال المنتجات المطلوب شرائها وكميتها الى الموردين, والذين يقومون بدورهم بارسال فواتير مبدئية.
  • يتم اضافة الفواتير المبدئية الى طلبات التسعير في النظام من قبل ضباط المشتريات وتاكيد الفواتير التي وصلت من الموردين.
  • عند اختيار اكثر من مورد من عملية المناقصة يتم انشاء امر شراء خاص بكل مورد لمتابعة الفواتير وعملية استلام المواد من المورد.
  • لانشاء اوامر الشراء في حالة اكثر من مورد يتم انشائها من شاشة اختار المواد.
  • في حالة اختيار مورد واحد يتم الغاء الفواتير المبدئية الخاصة ببقية الموردين.

أوامر الشراء

يعتبر امر الشراء بمثابة عقد بين المؤسسة والمورد توجب على المورد توصيل المواد وعلى المؤسسة دفع الاستحقاقات للمورد. يساعد امر الشراء في ادارة عملية الشراء بعد ان يتم معرفة المورد المحدد والاسعار الخاصة بكل صنف وعملات الشراء.  بالاضافة الى توفير المعلومات المتعلقة بعملية استلام المواد في المخزن وعمليات دفع المستحقات الخاصة بالموردين عن طريق الفواتير النهائية.

  • بعد اجراء عملية المناقصة وتأكيد طلب التسعيرة يتم انشاء اوامر الشراء من طلب الشراء سواء كانت لمورد واحد او لعدة موردين.
  • يحتوي امر الشراء على بيانات الاصناف وكمياتها واسعارها والمورد الذي تم اختياره بالاضافة الى المخزن الذي يجب على المورد توصيل المواد اليه.
  • يساعد النظام على تنظيم عمليات دفع مستحقات المورد عن طريق اختيار زمن انشاء الفاتورة الخاصة بالشراء. حيث يوفرالنظام طرق الدفع :
    • الدفع المؤجل بعد الاستلام.
    • الدفع المقدم عند الطلب.
    • في حالة الدفع الجزئي يتم انشاء الفواتير عند الطلب.

يتم التحكم في انشاء الفاتورة عن طريق اختيار  انشاء الفاتورة اما عند الطلب او بعد استلام المنتجات في المخزن اعتمادا على اعدادت المنتجات او الاتفاق مع المورد. حيث يتم انشاء الفاتورة او التحكم بحالتها من خلال الفواتير في شاشات امر الشراء.

  • يتم التحقق من المنتجات الواردة للمخزن وتأكيد استلامها, حيث يمكن استلام الكمية كاملة او جزئيا وتأخير باقي المنتجات
  • يمكن الغاء امر الشراء بطريقتين:
    • اما من امر الشراء بحيث يتم الضغط على زر الغاء فيتم الغاء امر الشراء
    • اذا كان قد تم استلام جزء من الكمية المطلوبة (او الكمية كلها) فيتم استلام الجزء المشحون وعدم تأخير باقي المنتجات, ثم تتم كتابة الكمية التي تم استلامها في خانة “تم” عند استلام الشحنات في المخزن, ثم يتم عكس العملية وارسال الكمية التي استلامها الى البائع
  • يوفر النظام خاصية دمج اوامر الشراء. حيث يمكن ان يتم دمج اكثر من امر شراء واحد اذا كان من نفس المورد ومن نفس قائمة الاسعار اي بنفس العملات وامري الشراء في الحالة المبدئية.
  • يوفر النظام تقرير تحليلي يستطيع من خلاله المستخدم اختيار المعلومات المطلوبة من امر الشراء كما يحتوي على معلومات تجميعية بالاضافية لخاصية عرض البيانات في شكل رسومات.