تعتبر إدارة المبيعات من الوحدات الرئيسية، حيث أنها تهتم بحركة المبيعات داخل الشركة، وعن طريق هذه الوحدة يمكن معرفة حجم المبيعات السنوية مقارنة بالمشتريات وحجم هامش الربح عن طريق العديد من التقارير المرتبطة بقسم الحسابات والمخازن والمشتريات. بالاضافة الى ادارة المعلومات الخاصة بالزبائن والمنتجات المباعة و مراكز البيع المختلفة. وتعتمد ادارة المبيعات على ادارة الفرص وتحويلها الى فواتير بيع.

الزبائن

يساعد نظام مزايا المؤسسة على ادارة بيانات الزبائن وبيانات الاتصال الخاصة بهم. الزبون هو اي شخص يتعامل مع المؤسسة التي تهتم بنشاط البيع سواء كان فردا او مؤسسة اويمثل فرصة او احتمالية للبيع.

  • يساعد النظام على حفظ بيانات الزبائن واستخدامها في العمليات الخاصة بالمبيعات. يتم استخدام بيانات الزبائن في اوامر البيع التي تنشئ بدورها فواتير المبيعات في منظومة الحسابات.
  • من البيانات التي يتم حفظها بيانات البريد الالكتروني وهي مهمة جدا لانها توفر اتصال الزبون بالنظام وعن طريقها يمكن ارسال المستندات المهمة للزبون.
  • يساعد نظام مزايا على ادارة اكثر من عنوان للزبون الواحد مما يسهل عملية البيع في حالة وجود اكثر من موقع للزبون. يتم تفعيل هذه الخاصية من اعدادت منظومة المبيعات باختيار السماح باكثر من عنوان للزبون.
  • يوفر نظام مزايا خاصية وصول الزبون للنظام. تتعامل اكثر المؤسسات مع زبائن مهمين يحتاجون الي تقارير معينة او حتى الوصول الى وثائق مهمة في النظام. يتم تفعيل هذه الخاصية من خلال الشاشة المخصصة للزبائن باختيار الوصول الخارجي للزبون.

المنتجات

اعداد المنتجات مرحلة مهمة جدا للبدء بعملية البيع حيث انها تمثل المنتج الاساسي الذي يتم بيعه وعرضه لجذب الزبائن. تمثل المنتجات الوحدات التي تقوم المؤسسة ببعيها وهي جزء من النشاط التجاري بالمؤسسة. ويساعد النظام على ادارة المنتجات بمختلف انواعها سواء كانت منتجات خدمية او استهلاكية او تخزينية.

  • يوفر نظام مزايا انشاء المنتجات وادارتها وحفظ البيانات الخاصة بها من كميات ووحدات قياس بالاضافة الى تحركات المنتجات بين مخازن المؤسسة المختلفة.
  • يساعد النظام ايضا على حفظ البايانات المميزة لكل صنف مثل الرقم التسلسلي او الباردود.
  • يتيح نظام مزايا اضافة معلومات او شروط خاصة بكل منتج يتم استخدامها في فاتورة الزبون ويتم اعدادها في كل منتج.
  • يوفر نظام مزايا ادارة وحدات القياس للمنتجات، بحيث يمكن من شراء المنتج وبيعه وتخزينه بوحدات قياس مختلفة. يتم تفعيل هذه الخاصية من الاعدادات الخاصة بالمبيعات.
  • يتم تحديد سعر البيع لكل منتج من ضمن بيانات المنتج حيث يظهر هذه السعر في شاشات اوامر البيع عند اختيار المنتج. ويمكن تعديل هذه الاسعار من خلال اوامر البيع.
  • استخدام المنتجات المقترحة هي استراتيجية التسويق التي تسعى لزيادة المبلغ الذي ينفقه العميل بمجرد البدء في عملية الشراء. على سبيل المثال، يمكن أن يظهر للعميل عند شراء الهاتف الخليوي الملحقات مثل غطاء الشاشة، وسماعة الرأس. ، يمكن نظام مزايا من تقديم منتجات إضافية ذات الصلة بالمنتجات التي تم شرائها من قبل الزبون والتي تتوفر في احد مواقع المؤسسة.

اوامر البيع

يساعد امر البيع في ادارة المبيعات التي تقوم بها المؤسسة. ويتم اضافة بيانات الزبائن ومراكز البيع بالاضافة الى المنتجات التي يتم بيعها واسعارها. وهو يمثل دورة بيع كاملة وهي عبارة عن مجموعة من العمليات التي تقوم بها المؤسسة لتوصيل سلعة معينة لزبون معين.

  • يوفر نظام مزايا من خلال امر البيع ادارة عملية البيع الخاصة بكل زبون مع المعلومات الخاصة بكل المنتجات التي تم بيعها.
  • عند اختيار صنف معين يتم قراءة سعر الصنف من بيانات المنتج والذي يمثل السعر القياسي للمنتج ويمكن ان يتم تعديل سعر بيع المنتج الموجود بامر البيع ز
  • يقوم نظام مزايا بادارة امر البيع عن طريق مجموعة من الحالات التي تمثل سير العمل. او تمثل حالات تنظيمية تساعد على ادارة العمليات الخاصة بالمبيعات. هذه الحالات مثل : عندما يساوي عدد الساعات المبيعة عدد الساعات التي قام الزبون بشرائها في عقد الدعم الفني تتغير حالة امر البيع المعني الى الحالة “للبيع” والتي تعني بان هناك فرصة لبيع المزيد من الساعات الخدمية للزبون.
  • بعد ان يمر امر البيع بالدورة المستندية الخاصة بالمبيعات يتم انشاء فاتورة بيع في منظومة الحسابات وامر توصيل في مخازن المؤسسة.
  • يساعد امر البيع على تتيع اوامر التوصيل الخاصة باوامر البيع ويظهر الكميات التي تم توصيلها للزبون في كل منتج من المنتجات الموجودة في امر البيع .
  • يمكن ادارة العقودات الخاصة بالمبيعات عن طريق امر البيع. حيث انه يمكن من تتبع كل من المنتجات المبيعة والفواتير الخاصة بها. ويساعد على ادارة هذه البيانات افترات زمنية طويلة.
  • يوفر نظام مزايا التعامل مع المنتجات الخدمية والتي تمثل الخدمات التي تبيعها المؤسسة. كما يساعد على استخدام وحدات القياس الخاصة بالمنتجات الخدمية والتي تمثل الزمن مثل الساعة.
  • المبيعات والمشروعات: يساعد نظام مزايا على ادارة الدفعيات في حالة المشاريع الكبيرة التي تحتاج الى زمن طويل لانجازها فبالتالي يتم تقسيم دفعيات المشروع على فترات معينة تعتبر كفترات حرجة للمشروع. ويتم ارسال فاتورة للزبون بقيمة الدفعية عندما يحين زمن دفعها. للاستفادة من هذه الخاصية يساعد نظام مزايا على ادائها عن طريق الخطوات التالية :
  • يتم انشاء منتجات جديدة بحيث يمثل كل منتج الخدمة التي بإنتهائها يتم الدفع.
  • يتم انشاء امر بيع مختص بالمشروع ويحتوي على المنتجات التي تمثل كل منها الخدمة المعينة التي تستوجب الدفع.
  • عنما يحين زمن الدفع يتم تعديل الكمية المنتجة في امر البيع ثم انشاء فاتورة خاصة بها.
  • يمكن ان تحتوي فاتورة الزبون على تكاليف اضافية يتم الاتفاق عليها بين المؤسسة والزبون ويساعد نظام مزايا على ادارة التكاليف الاضافية الخاصة بفواتير الزبائن ويساعد على اضافة قيمتها الي فواتير الزبائن.
  • حتى يتم اضافة هذه التكاليف يجب ان يتم اعدادها واضافة البيانات الخاصة بها ومن ضمنها الحساب التحليلي لاضافة التكلفة اليه في القيود المحاسبية. ويتم اضافة البيانات الخاصة بها في امر تكاليف ويجب ان يتم ربطه بامر البيع الخاص بالزبون.
  • عند انشاء المنتجات التي يمكن تعقب تكلفتها او يمكن اضافة تكاليف اضافية اليها يجب ان تكون قيمة سياسة الفاتورة ” اعتمادا على الزمن والمواد الخام” و سياسة فاتورة التكاليف “عند التكلفة” وتعقب الخدمة “اعداد الكميات يدويا عند الطلب”.

الفواتير

الفواتير هي الوثائق المرسلة للعملاء لتقديم التكاليف التقديرية لمجموعة معينة من السلع أو الخدمات. يمكن للعميل قبول هذه الاسعار “وفي هذه الحالة البائع سوف يقوم بإنشاء أمر بيع”، أو ان يقوم الزبون برفضها.  يساعد نظام مزايا على ادارة فواتير العملاء. تنظم هذه الفواتير العمليات المالية الخاصة بالمبيعات وتحصيل الاموال التي تمثل ارباح المؤسسة. اعتمادا على نوعية العمل التجاري ومجاله.

  • يوفر نظام مزايا عدة طرق مختلفة لإنشاء فاتورة الزبون وهي:
    • انشاء الفاتورة من أمر البيع مباشرة
    • انشاء الفاتورة من طلبات التوصيل الخاصة بامر بيع معين
    • انشاء الفاتورة من طلبات التجارة الالكترونية
    • انشاء الفاتورة يدويا عن طريق استخدام شاشة فواتير العملاء.
  • من اهم البيانات التي يتم ادخالها في فواتير العملاء بعد انشائها هي بيانات الزبون وبيانات الاصناف. يوفر نظام مزايا خاصية انشاء زبون جديد او صنف جديد من خلال فواتير العملاء دون الرجوع للشاشات الاخرى في النظام.
  • يوفر نظام مزايا خاصية ادارة القيم الضريبية التي تؤخذ من الزبون بعد ان يتم اعدادها في منظومة الحسابات.
  • يوفر نظام مزايا امكانية اعداد الاحكام والشروط الخاصة بعملية البيع في فواتير الزبائن. حيث ان تحديد الشروط و الاحكام ضروري لضمان علاقات جيدة بين الزبون والبائع. كل بائع يجب أن يوضح كل المعلومات الرسمية التي تشمل المنتجات وسياسة الشركة بحيث يمكن للعميل قراءة كل تلك الشروط قبل الالتزام بأي شيء.
  • كما يوفر ايضا ارسال الملفات بالبريد الالكتروني الخاص بالزبون كمستند فاتورة البيع مثلا. لتفعيل هذه الخاصية يتم تفعيل الفاتورة الالكترونية من اعدادت المبيعات. بعد تفعيل هذه الخاصية يمكن استعراض كل فاتورة الكترونية خاصة بالزبون عن طريق الضغط على عرض والتي تظهر عند انشاء الفاتورة.
  • يساعد نظام مزايا على اضافة منتجات مقترحة الى فاتورة الزبون عند شراء منتج ذا صلة بالمنتج الاساسي.
  • لاضافة منتجات مقترحة لمنتج معين يتم اعداد هذه المنتجات من خلال المكان المخصص لبيانات الموقع الالكتروني بعنوان المنتجات المقترحة.
  • يساعد نظام مزايا على اضافة قالب يحدد شكل فاتورة الزبون كما يسهل عملية تعديل هذا القالب عند الحوجة للتعديل.
  • يمكن اضافة صورة او جدول او هيكل من البيانات او نصوص الى قالب الفاتورة بالاضافة لامكانية اضافة وصف واضح للمنتجات المضافة الى الفواتير.